Problématique Il devient de plus
en plus difficile de concilier les agendas des cadres
supérieurs afin de tenir tant les réunions
statutaires que les comités de travail sur
les projets entrepris. Qui plus est, il n'est pas
rare qu'un membre du comité de direction
soit absent d'une réunion invoquant l'urgence
d'une situation comme la négociation d'un
contrat important. Enfin, il serait opportun de
pouvoir tenir des réunions, à la volée
ou sur le champs, en petit comité…,
afin de consulter des collègues et de convenir
de la meilleure décision pour l'entreprise
Solution
Le président planifie ses réunions
statutaires du comité de direction qui se
retrouvent automatiquement dans son calendrier de
Outlook. De là, il convie les participants
qui confirment maintenant leur accessibilité
et pas seulement leur disponibilité. Au cours
d'une réunion, il en passe les commandes
à un autre présentateur qui présente
un PowerPoint puis soumets un document, montré
à l'écran et
transmis également à
ses collègues. En cas d'absence inopinée,
la réunion a été enregistrée
intégralement, voix et images, et le participant
absent reçoit par courriel le lien ainsi que le
mot de passe pour la rejouer. Utilisant le logiciel Skype
de voix sur IP mais aussi de messagerie instantanée
avec indication de présence, tous les membres de
l'équipe de direction connaissent, en temps réel,
le statut de leurs collègues; s'ils sont connectés,
absents pour quelques minutes, non disponibles ou à
ne pas déranger.
Résultats
Malgré le fait que plusieurs
cadres soient fréquemment en déplacement, ceux-ci
peuvent participer à des réunions via Internet,
de leur chambre d'hôtel, de l'aéroport, d'un café
Internet et même de la maison s'ils ont été
retenus pour prendre soin d'un enfant malade. Quoi qu'il en
soit, en cas d'absence, ils ont tout le loisir de visionner
une réunion en différé et de transmettre
leurs commentaires à leurs collègues. Connaissant
en temps réel l'accessibilité de ses cadres, le
président peut tenir une réunion en tout temps
et être alerté en cours de réunion de la
disponibilité récente ou de l'arrivée de
l'un d'eux pour le convier à s'y joindre.
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